Een retraite plannen: checklist voor yogadocenten & organisatoren

Vóór het zoeken naar een locatie

• Doelgroep en vorm vastleggen (yoga, meditatie, schrijven, gemengd?)
• Groepsgrootte realistisch inschatten
• Datum en duur vastleggen (weekend of meerdaags?)
• Globaal budget per deelnemer berekenen

Bij de keuze van de locatie

• Heeft de groep eigen kamers nodig of volstaan meerpersoonskamers?
• Is er een ruimte/tuin voor de gezamenlijke beoefening?
• Is de verzorging inbegrepen of moet die apart worden geregeld?
• Hoe ver is de reis voor de doelgroep redelijkerwijs te doen?

Vlak voor de retraite

• Deelnemers informeren over de reis, de voorzieningen en wat ze moeten meenemen
• Globaal dagverloop communiceren, zonder te veel programma vooruit te lopen
• Met de locatie de laatste details afstemmen (check-intijd, aantal personen)

Is de locatie nog open: Johann & Anna in Stainz is geschikt voor kleine groepen die een rustig kader zonder eigen cursusprogramma zoeken.

Veelgemaakte fouten bij een eerste planning

• Een te optimistische groepsgrootte aannemen zonder een realistisch aanmeldaantal te berekenen
• De locatie pas na de aankondiging zoeken, in plaats van vooraf de capaciteit te klaren
• De verzorging behandelen als „dat komt wel goed" in plaats van die vroeg te regelen
• Geen bufferdag inplannen tussen aankomst en het eerste programmapunt